Kwaliteitsbeeld

Managementsamenvatting
In oktober 2023 zijn wij gestart met het bieden van kleinschalig wonen binnen de WLZ ZIN. Eerst met één bewoner en vanaf januari 2024 met zeven bewoners. De overgang van dagopvang naar 24-uursbegeleiding vroeg om aanpassingen in onze werkstructuur, communicatie en crisisaanpak.

Belangrijke leerpunten en verbeteracties in 2024:

• Medicatiebeheer: Overgang van papieren toedienlijsten naar één centrale apotheek en het digitale systeem Medimo, waardoor fouten worden verminderd en de controle toeneemt.

• Communicatie en bereikbaarheid: Invoering van werktelefoons, een centrale agenda en zorgalerts in ZILLIZ; duidelijke bereikbaarheidsafspraken om werkdruk en onrust bij medewerkers te verlagen.

• Structuur en dagprogramma: Vastgestelde rapportagestructuur, uitgewerkte werkstructuur en implementatie van Mijn Eigen Plan om zorgafspraken te visualiseren en nieuwe collega’s snel wegwijs te maken.

• Crisis en veiligheid: Ervaringen met een cliënt met ernstige gedragsproblematiek (VG7) leidden tot de ontwikkeling van een duidelijk crisisprotocol en de keuze om geen nieuwe VG7-cliënten meer te plaatsen binnen kleinschalig wonen.

Deze acties hebben geleid tot meer rust, duidelijkheid en veiligheid voor bewoners, medewerkers en ouders. De komende periode richten wij ons op verdere digitalisering, het verduidelijken van bereikbaarheidsafspraken, en het borgen van een veilig en stabiel woonklimaat.

Voor wie doen we het?

Sinds oktober 2023 zijn wij als nieuwe WLZ ZIN-aanbieder gestart met het bieden van kleinschalig wonen op basis van VPT en ZZP. Van oktober t/m december 2023 begeleidden wij één bewoner. Vanaf januari 2024 zijn daar zes bewoners bij gekomen. Onze doelgroep bestaat uit mensen met een verstandelijke beperking, soms met bijkomende gedragsproblemen, die 24/7 begeleiding nodig hebben. Het doel is een veilige en huiselijke woonomgeving, met begeleiding op maat en in nauwe samenwerking met ouders en andere betrokken partijen.

Wat vinden cliënten en naasten belangrijk?

• In gesprekken met bewoners, ouders en andere betrokkenen kwam naar voren dat zij het volgende belangrijk vinden:

• Veiligheid en vertrouwen in de zorg, inclusief deskundig omgaan met medicatie en agressie.

• Duidelijke communicatie tussen begeleiders, ouders en andere betrokkenen.

• Rust en structuur in de dagelijkse begeleiding.

• Bereikbaarheid en betrokkenheid van medewerkers, zonder dat zij overbelast raken.

Wat gaat goed en wat is onze uitdaging?

Wat gaat goed:

• Medewerkers zijn bevoegd en bekwaam gemaakt in medicatiebeheer en -toediening.

• Er is een duidelijke structuur met dagprogramma’s, werkafspraken en rapportagelijnen.

• Er zijn werktelefoons aangeschaft, waardoor communicatie binnen teams en met ouders verbeterd is.

• Het digitale ondersteuningssysteem Mijn Eigen Plan is geïntroduceerd, wat de overzichtelijkheid vergroot.

Uitdagingen:

• Het medicatieproces bleek in de startfase foutgevoelig door het gebruik van papieren toedienlijsten en personeelswisselingen.

• Intensieve communicatie leidde tot hogere werkdruk, vooral door bereikbaarheidsvragen buiten werktijd.

• De overgang van individuele begeleiding naar groepsbegeleiding vroeg om een andere manier van werken en rapporteren.

• Begeleiding van cliënten met een VG7-indicatie bracht ernstige veiligheidsrisico’s met zich mee.

Wat leren we en hoe verbeteren we?

Medicatieproces:

• Alle bewoners zijn ingeschreven bij één apotheek die medicatie en officiële toedienlijsten aanlevert.

• Een medicatiekar is aangeschaft en we implementeren Medimo, een digitaal medicatiesysteem, om fouten te voorkomen en de werkdruk te verlagen.

Communicatie en bereikbaarheid:

• Er is een heldere bereikbaarheid afgesproken:

  • Ouders bereiken de groepen alleen tijdens begeleidingsuren via de werktelefoon.

  • Het management is via werktelefoons bereikbaar binnen afgesproken tijden.

• Afspraken worden centraal in een digitale agenda genoteerd en zichtbaar gemaakt via ZILLIZ (zorgalerts).

• Doel: meer rust voor begeleiders en duidelijkheid voor ouders.

Werkstructuur:

• Er is een vaste rapportagestructuur voor iedere dienst.

• Het dagprogramma en individuele plannen zijn voor alle medewerkers toegankelijk, inclusief nieuwe collega’s en zzp’ers.

• Digitale ondersteuning (Mijn Eigen Plan) helpt om afspraken te visualiseren en herinneringen te geven.

Crisisbeleid:

• We hebben ervaren dat het ontbreken van een duidelijk crisisprotocol leidde tot stress en onveiligheid bij een cliënt met ernstige gedragsproblemen.

• Acties:

  • Opstellen van een duidelijk intern crisis- en escalatieplan.

  • Afspraak om geen nieuwe VG7-cliënten meer aan te nemen voor groepsbegeleiding, omdat dit binnen onze kleinschalige setting niet veilig en verantwoord te realiseren is.

Vooruitblik

Wij blijven werken aan:

• Het volledig digitaal en foutloos maken van medicatiebeheer.

• Verdere verduidelijking van bereikbaarheidsafspraken richting ouders en ketenpartners.

• Borging van een veilige woonomgeving, inclusief een duidelijk en werkbaar crisisbeleid.

• Blijvende aandacht voor rust, structuur en werkplezier van medewerkers.

Voortgangsbericht Kwaliteitsbeeld 2024/2025 Special Care 4 You, met hart voor zorg

Periode: oktober 2023 – juli 2025

Voor wie doen we het?

Sinds oktober 2023 bieden wij kleinschalig wonen binnen de WLZ ZIN. Eerst met één bewoner, vanaf januari 2024 zeven bewoners. Onze doelgroep: mensen met een verstandelijke beperking, soms met bijkomende gedragsproblematiek, die 24-uurs begeleiding nodig hebben in een huiselijke en veilige woonomgeving.

Wat vinden cliënten en naasten belangrijk?

• Veiligheid en betrouwbaarheid in de zorg, inclusief deskundig omgaan met medicatie en escalaties.

• Goede communicatie en een aanspreekpunt dat duidelijk is.

• Rust, structuur en voorspelbaarheid in het dagelijks leven.

• Bereikbaarheid van medewerkers zonder overbelasting van teams.

Wat gaat goed?

• Medicatiebeheer: Alle medewerkers zijn geschoold, medicatie komt via één apotheek met officiële toedienlijsten, een medicatiekar is aangeschaft en Medimo is geïmplementeerd.

• Communicatie: Invoering van werktelefoons en een centrale agenda, inzet van ZILLIZ- zorgalerts. Ouders ervaren meer duidelijkheid.

• Structuur: Vaste rapportageformats en werkstructuur, inclusief het gebruik van Mijn Eigen Plan om afspraken te visualiseren en nieuwe medewerkers te ondersteunen.

• Leren van ervaring: De ervaring met een cliënt met ernstige gedragsproblematiek leidde tot een nieuw intern crisisprotocol en het besluit geen nieuwe VG7-cliënten in groepsverband te plaatsen.

Wat zijn onze uitdagingen?

• Het verder verduidelijken van bereikbaarheidsafspraken, zodat voor iedereen helder is wie wanneer bereikbaar is.

• Het waarborgen van een stabiel woonklimaat ondanks personeelswisselingen en het begeleiden van complexe zorgvragen.

Wat leren we en hoe verbeteren we?

• Medicatie: Digitalisering en centrale registratie verbeteren veiligheid en efficiëntie.

• Communicatie: Duidelijke bereikbaarheid en centrale registratie van afspraken verminderen misverstanden en werkdruk.

• Dag structuur: Met vaste rapportage-indeling en dagprogramma’s is de samenwerking tussen medewerkers verbeterd.

• Crisisaanpak: Door het nieuwe protocol kan bij ernstige gedragsproblemen sneller en duidelijker gehandeld worden.

Vooruitblik

• Heldere communicatie en bereikbaarheid naar alle betrokkenen.

• Borging van een veilig en voorspelbaar woonklimaat.

• Continue scholing en ondersteuning van medewerkers om werkdruk en onrust te beperken.