Kwaliteitsbeeld juni 2024

Algemeen

Sinds oktober 2023 zijn wij als nieuwe aanbieder gecontracteerd binnen de WLZ ZIN. Wij bieden ten aan zien van de WLZ ZIN momenteel kleinschalig wonen(begeleiding) dat vanuit de VPT en ZZP bekostigd wordt.

Van oktober tot 31 december 2023 hebben wij aan 1 cliënt zorg vanuit de WLZ ZIN geboden, deze client woont sinds de start van kleinschalig wonen op 1 oktober 2023 permanent bij ons. Vanaf 1 januari 2024 zijn nog 6 andere bewoners vanuit de WLZ ZIN binnen het kleinschalig wonen gestart.

Aangezien het kleinschalig wonen aan ons aanbod is toegevoegd en nieuw is, realiseerden we ons maar al te goed dat we gaandeweg tegen punten aan zouden lopen  die aangepakt moesten worden om de kwaliteit van zorg te doen verbeteren en te kunnen waarborgen.

Hieronder vindt u een opsomming van de verbeterpunten en de oplossingen die zijn of worden aangedragen om de kwaliteit van zorg te verbeteren.

Verbeterpunten ten aanzien van de kwaliteit van zorg

  • Het verwerken, registreren en toedienen van medicatie aan onze bewoners

Sinds de start van het kleinschalig wonen hebben we te maken met medicatie die verwerkt, geregistreerd en toegediend moet worden aangezien de bewoner(s) 24/7 bij ons verblijven. Iedereen die binnen de organisatie werkzaam is heeft voorafgaand aan de start van wonen een cursus medicatiebeleid en toedienen gevolgd zodat iedereen bevoegd is om handelingen ten aanzien van medicatie uit te voeren.

Om medicatie te registreren en te verwerken passen we medicatielijsten toe op papier. Deze lijsten werden door het management en ouders opgesteld/aangepast en door begeleiders in de praktijk toegepast.
Aangezien er regelmatig wijzigingen zijn ten aanzien van medicatie zijn en er veel personeelswisselingen zijn gezien de diensten, kwamen we er snel achter deze methode heel foutgevoelig is omdat je heel duidelijk met elkaar moet communiceren om te voorkomen dat er fouten worden gemaakt. Zeker gezien het aantal betrokken personen bij dit proces werd al snel duidelijk dat dit niet de geschikte methode was om toe te passen.

In samenspraak met ouders en/of andere betrokken partijen is er dan ook besloten dat alle bewoners bij een dezelfde apotheek ingeschreven moeten staan en medicatie inclusief toedienlijsten alleen door de apotheek(met goedkeuring van huisarts) verwerkt en aangeleverd mag worden.
Zelfmedicatie zoals paracetamol, neusspray, crème ect, moet ook op de toedienlijsten beschreven staan.
Begeleiders gebruiken alleen de officiële toedienlijst en tekenen deze af. Ze mogen geen medicatie en/of andere doseringen toedienen dan op deze lijsten staan vermeldt.

Daarnaast is een medicatiekar aangeschaft en hebben we ons aangemeld bij medimo, dit is een digitaal medicatiesysteem dat binnen veel zorginstellingen wordt gebruikt. De verwachting is dat dit in de loop van 2024 ingezet kan worden. Door te digitaliseren wordt het verwerken, registreren en toedienen van medicatie makkelijker voor de begeleiders, maar is er ook meer controle omdat de huisarts/apotheek mee kan kijken en reminders kunnen worden ingesteld waardoor het risico op het maken van fouten aanzienlijk verkleind wordt.

  • Bereikbaarheid en communicatie afspraken met ouders en/of andere betrokken partijen

Aangezien we nu 24/7 cliënt(en) binnen onze woongroep begeleiden is de zorg ten aanzien van onze bewoners toegenomen. Hierdoor wordt er veel intensiever gecommuniceerd tussen begeleiders onderling, met ouders en/of andere betrokken partijen. We merkten dat met name bij het maken van afspraken er vaker zaken misliepen omdat er met een begeleider een afspraak gemaakt werd en deze dan vervolgens niet of niet goed werd teruggekoppeld naar collega’s of ergens genoteerd werd waardoor miscommunicatie ontstond.

Daarnaast werden begeleiders vaak na werktijd of tijdens vrije dagen door ouders benaderd met vragen, waardoor de begeleiders moeilijk konden afschakelen en de werkdruk toenam.

In samenspraak met ouders en/of andere betrokken partijen hebben we besloten om voor iedere groep een werktelefoon aan te schaffen waarin afspraken gecommuniceerd worden zodat iedereen deze terug kan lezen. De afspraken worden direct in de agenda geschreven, iedere begeleider kijkt hier bij start van dienst in zodat ze weten welke afspraken gemaakt zijn. Daarnaast worden belangrijke zaken ook als zorgalert op het prikbord van ZILLIZ vermeldt, als een begeleider inlogt kan hij/zij dit direct zien op de startpagina.

Er zijn duidelijke afspraken gemaakt ten aanzien van de bereikbaarheid van begeleiders, maar ook het management. Ouders kunnen voor algemene vragen de groepen tijdens de begeleidingsuren bereiken op de werktelefoon, buiten de begeleidingsuren zijn de begeleiders niet meer bereikbaar.

Het management is uitsluitend bereikbaar op de werktelefoon(s). De dagen en tijden dat ze werkzaam zijn, zijn met ouders en/of andere betrokken partijen gecommuniceerd en er zijn duidelijke afspraken gemaakt ten aanzien van de bereikbaarheid in geval van nood en/of ziek meldingen.

We hebben hierdoor bij de begeleiders op de groepen al veel meer rust gecreëerd en merken een verbetering ten aanzien van de communicatie met het management al valt hier wel nog winst te behalen omdat het voor sommige ouders en/of andere betrokken partijen niet altijd duidelijk is wie op welke dag bereikbaar is. We proberen dit op te lossen door de telefoons na elkaar door te schakelen en ouders en/of andere betrokken partijen er telkens op te attenderen wie op welke dagen bereikbaar zijn. We hopen dat door het toepassen van deze afspraken ook de werkdruk van het management op de langere termijn gaat afnemen zodat ook zij meer rust gaan ervaren. Het werkt voor iedereen een stuk prettiger als er duidelijke grenzen gesteld worden zodat werk en privé meer van elkaar gescheiden zijn.

  • Werkstructuur en dagprogramma toepassen bij werken in diensten

Aangezien we van dagopvang naar 24 uurs begeleiding zijn gegaan zijn er gedurende de dagen meer begeleiders die elkaar afwisselen op de woongroep aangezien er nu in diensten wordt gewerkt. Dit was voor iedereen nieuw en vergde de nodige aanpassingen aangezien we veel begeleiders individuele begeleiding gewend waren i.p.v. de groepsbegeleiding die binnen het kleinschalig wonen geboden wordt. Daarnaast merkten we dat door de dienstwisselingen, communicatie tussen begeleiders onderling en invulling van rapportages het niet voor iedereen duidelijk was wat er die dag precies gedaan was en/of er bijzonderheden waren.

In overleg met ouders en/of andere betrokken partijen hebben we besloten om ten aanzien van het rapporteren een vaste lay out aan te houden voor zowel de ochtend, middag als avonddienst zodat iedereen weet welke informatie belangrijk is om te delen met collega’s maar ook met ouders. Als iedereen de rapportages dan voor zijn dienst leest is hij/zij goed op de hoogte van hetgeen wat voor de zijn dienst gedaan/gebeurd is en kan zijn/haar handelingswijze hierop afstemmen.

Daarnaast is er naast de begeleidingsplannen met doelen ook de werkstructuur en dagprogramma voor de groep, maar ook per individuele cliënt schriftelijk uitgewerkt. Begeleiders weten nu door zich in te lezen wat er per dag en op welk tijdstip er met de cliënten gedaan moet/kan worden. Op het moment dat zzp-ers diensten opnemen en/of nieuwe collega’s worden ingewerkt, kunnen zij altijd op deze documenten terugvallen en zorgen we er samen voor dat een dezelfde handelingswijze wordt toegepast.

En om het nog makkelijker te maken werken we sinds kort ook met ‘mijn eigen plan’. Dit is een digitaal communicatie ondersteuningssysteem waarbij het dagprogramma per client maar ook voor de groep wordt gevisualiseerd en zorgafspraken zijn vastgelegd. Je kan in dit systeem ook alerts instellen, waardoor begeleiders worden herinnert aan bijzonderheden en/of afspraken die gemaakt zijn.

  • Crisis(duidelijk beleid afspreken ten aanzien van handelingswijze bij extreme agressie op de woongroep)

Binnen de woongroep begeleiden wij ook een aantal cliënten met een VG 7 indicatie. Dit zijn over het algemeen cliënten die in het verleden en/of nu ernstige gedragsregulatie vertonen. Wij hebben hier tijdens het begeleiden van deze cliënten binnen de dagopvang voornamelijk tijdens het begin van het begeleidingsproces mee te maken gehad, maar door onze persoonlijke aanpak vaak in een 1 op 1 situatie, wisten we dit gedrag vrij snel om te buigen waardoor we tijdens de begeleidingsmomenten nog maar sporadisch met extreem (ongewenst/agressief) gedrag te maken hadden.
Door de overgang naar groepsbegeleiding(en nog een aantal andere factoren) is dit gedrag bij een cliënt helaas weer in extreme mate naar voren gekomen, waardoor er niet alleen voor hem, maar ook voor begeleiders en medebewoners onveilige situaties ontstonden.

Ondanks al onze inspanningen is de situatie dermate geëscaleerd dat wij genoodzaakt waren om crisis in te schakelen en deze cliënt, al dan niet tijdelijk, extern in de crisisopvang te plaatsen. Het proces hierna toe is alles behalve soepel verlopen waardoor begeleiders door de toenemende werkdruk en/of veiligheid uiteindelijk niet meer met desbetreffende cliënt wilden werken en/of elders zijn gaan werken, maar ook  ouders zich ernstig zorgen maakte over de veiligheid van hun kind(andere bewoners) waardoor er bij sommige ouders ontevredenheid ontstond. We zaten letterlijk met onze handen in het haar omdat je desbetreffende cliënt en zijn ouders niet te kort wou doen, maar tegelijkertijd we ook de verantwoordelijkheid hadden om de werknemers en andere cliënten te beschermen en een veilig begeleidingsklimaat te creëren.

De uiteindelijke stap naar crisis verliep alles behalve soepel aangezien we vooral in het begin van het kastje naar de muur werden gestuurd en/of van informatie werden voorzien die niet correct of onvolledig was. Hierdoor heeft het even geduurd voordat de juiste lijnen waren uitgezet, dit heeft voor de nodige stress bij zowel het management, de begeleiders, ouders en de overige bewoners(inclusief desbetreffende cliënt) gezorgd.

Het is dan ook belangrijk dat er door alle betrokken partijen bij een crisissituatie gekeken wordt naar aan handelingsplan waarin de lijnen duidelijk zijn uitgezet zodat er in de toekomst veel sneller geschakeld kan worden. Daarnaast hebben wij intern besloten dat wij geen nieuwe VG7 cliënten meer aannemen ten aanzien van groepsbegeleiding/kleinschalig wonen, aangezien de kans groot is dat extreem (agressief) gedrag tot uiting komt op het moment dat deze cliënten de aandacht moeten delen.  Binnen onze kleinschalige organisatie en de groepsbegeleiding die we binnen het kleinschalig wonen bieden hebben we de mankracht niet om dit gedrag op een veilige en verantwoorde manier aan te pakken.